Comunemente indicato come un RFP, la richiesta di proposta è un documento utilizzato da molte organizzazioni per ricevere le offerte di beni o servizi da potenziali venditori. La struttura esatta per un RFP varierà da una situazione a altra. Ciò significa che la formula per come scrivere un RFP dipenderà moltissimo la cultura dell’entità che emette la richiesta e che cosa sperano di imparare dalle risposte.

Ecco alcuni esempi di elementi che si trovano in molte richieste di proposta indipendentemente dal settore o organizzazione coinvolti.

Come con molti sforzi di scrittura di affari, si inizierà una corretta richiesta di proposta dichiarando lo scopo per il documento.

Questo di solito può essere riassunta in poche frasi e permette le parti richiedenti o invitate a presentare una proposta formale per sapere esattamente che cosa l’entità emittente sta cercando nel modo di beni o servizi.

Anche il più distratto dei formati per un RFP includerà le informazioni di questa natura.

Insieme che indica lo scopo o il motivo per la richiesta di offerta, non è insolito per alcune informazioni di carattere generale sull’entità da includere.

Le informazioni solitamente forniscono dettagli limitati alla dimensione dell’azienda, il numero delle posizioni attualmente mantenuto e qualsiasi piani immediati per espansione che potrebbe influenzare le risposte dei candidati. Solitamente, il dettaglio non è significato per essere completo.

Tuttavia, di solito è sufficiente per consentire ai richiedenti di condurre ricerche sul proprio per ampliare la loro comprensione delle esigenze del partito di emissione della richiesta di proposta.

Nella struttura, una richiesta di proposta può essere molto ampia o altamente dettagliate.

Alcune richieste sono non più di una pagina e includono solo generali linee guida per la presentazione, ad esempio alcune aree specifiche di indirizzo, come presentare la proposta finita e la data in cui tutte le proposte sono dovute.

Altri RFPs fornire sezioni specifiche e un formato che dovrà essere seguito senza fallire.

Ci sono vantaggi ad entrambi gli approcci di formattazione la richiesta di proposta.

L’ampio formato assicura che le informazioni necessarie saranno contenute nel corpo della risposta, ma permette l’entità avere un’idea di come ogni richiedente presenta se stessi quando consentita una grande quantità di margine di manovra nella risposta.

In contrasto, un formato altamente strutturato dice la ricorrente esattamente come organizzare i dati in un modo che è sicuro di avere significato per l’ente emittente.

Allo stesso tempo, la struttura completa rende possibile confrontare letteralmente le risposte da parecchi intervistati fianco a fianco, andando verso il basso l’elenco delle sezioni uno per uno.

A seconda del tipo di servizio o di beni coinvolti, la richiesta per la proposta può contenere scenari di esempio che illustrano che cosa ha bisogno il mittente della richiesta da un fornitore in situazioni di emergenza e di routine.

Ad esempio, se la RFP è per servizi di teleconferenza, il mittente potrebbe desiderare di sapere se il venditore può garantire la disponibilità di un determinato numero di porte o linee anche durante i periodi di lavoro.

Il fornitore può anche affrontare questioni specifiche come l’implementazione di una rete di supporto per l’utilizzo nel caso di una società di grande emergenza, o se il venditore può gestire la pianificazione e l’esecuzione di chiamate in conferenza senza poco o nessun preavviso.

Imprese o altre organizzazioni che hanno bisogno di emettere un RFP, ma non sono sicuro di come strutturare il documento al meglio spesso possono iniziare il processo utilizzando una delle molte gratis RFP template opzioni disponibili online.

Questi modelli possono essere modificati secondo le necessità. In alcuni casi, i modelli saranno dotati di almeno una richiesta ad esempio di proposta, che servirà come guida per l’individuo o team il compito con la responsabilità di preparare la RFP.